Los docentes y directivos docentes podrán solicitar cartas laborales solamente con el original del documento de identidad (cédula de ciudadanía), con el fin de validar que realmente la información sea para el interesado.

La solicitud de las cartas laborales requiere un debido tratamiento, entendiendo que en el artículo 24 de la ley 1437 de 2011  se indica que:

"Sólo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley, y en especial... (4) Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información..."

Si la carta es solicitada por una persona diferente no podrá ser suministrada, porque de acuerdo a la norma citada goza de reserva legal. Ésta solo se facilitará cuando medie una orden de autoridad judicial, la cual se proporcionará sin ninguna restricción; o cuando el servidor público así lo requiera.

También es válido que se efectúe a través de personas apoderadas con facultad expresa para acceder a esa información, para ello el apoderado deberá presentar el poder o autorización por escrito y con la fotocopia de la cédula del docente.